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Astro SURI Holdings Inc. 広報ブログ

本物の基幹システムをつくるアストロ数理ホールディングスの広報ブログ。いろんな記事を書きます。

人に伝えるPowerPoint資料を作る。感覚的に認識してもらうための工夫とヒント6個。

広報のしごと 木曜日は「コト」について

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みなさま!こんばんは。

広報の矢島です。

 

木曜日は「コト」について書きます。

 

みなさん、普段のお仕事でPowerPointは使いますか?

PowerPoint(以下、PPTと書きます)が必要になるタイミングって、こんなときでしょうか?

  • 自社の紹介や製品特徴など、お客様向けの提案書を作成したい
  • 自分の考えや成果などを、大人数に向けててプレゼンテーションしたい
  • 簡単な図を作るときに、グラフィックツールの代わりに使いたい

私自身、広報業務の中でPPTを使う機会は多くあります。前職では営業資料や提案書を毎日作っていたりもしました。

 

WordやExcelではなくあえてPPTを使う、というタイミングに多く共通しているのは「自分以外の誰かに向けて何かを分かりやすく伝えたいとき」ということです。

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ただ、列や行もなく自由度の高いレイアウトが可能なPPTはなかなか苦手という声もちらほら。

 

今回は、簡単に分かり易いPPT資料を作るためのヒント(基礎の基礎だと思うので、がっかりしたらごめんなさい・・)を少しだけご紹介させてください。

主観的な内容もありますが、つまめるところがあれば是非!

 

《1》最初にタイトルだけの資料を作る

12月なので、サンプルの資料タイトルを「忘年会のご提案」としてみました。

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資料作りで迷いがちなページ構成は、まず先に作成しましょう。

 

自分の話す内容、提案の流れに合わせ、タイトル(もしくはアジェンダ)だけの資料を作ります。

最初にこれをしっかり考えて作っておくと、途中で展開に迷ったり、後になって抜け漏れが出てきたり、話が前後したり・・なんてことを回避できます。

また、複数人で資料を作り上げていく場合の合意形成もできます。

後になって、また始めに戻って作り直し・・・なんていうことにならないためにも、おすすめです。(何度か苦い思いをしました。。)

 

追記:

タイトルをつけた上で、内容を作り始める前にまずリード文を作成すると、より情報が精査され、伝えたいメッセージが明確になります。

「1ページ、1メッセージ」

これを意識して、タイトル・リード文の骨子を作成できれば、伝え手も読み手も迷子にならない資料のベースが出来上がります。

 

《2》ページあたりの情報量を抑える

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作成したタイトルだけの資料に、要素を書き込んでいきます。

読み手の目に入るシチュエーションは様々ですが、ページあたりの情報量は多すぎると読み手は心の目をつむります

提示したい情報が多いからといって、全てを詰め込んでも相手が流し見してしまっては意味がありません。

 

最低文字ポイントを決めておくと、ひとつの目安になると思います。

(一般的な資料作成では、14〜18ptのあたりが最低文字ポイントのようです)

 

情報量が多くなってしまう場合、1ページに無理やり詰め込むのではなく、ページ分割をしましょう。

投影時の視認性も担保できますし、また配布資料にしたときも、相手が資料へ自由に書き込むスペースを作ることができます。

 

わたしは余白フェチなので、上下左右がピチピチに詰まった資料を見ると、ゾワゾワしてしまいます。(これは個人の話)

 

《3》情報の温度感で表現を変える

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ページを構成するテキスト要素には、「タイトル」「載せておきたい文章」「読んでほしい重要な文章」「念のため記載している文章」など、目的が様々あります。

 

このような自分の意図、温度感というのは、

「これはタイトルだよ!」

「ここ大切だからちゃんと読んでね!」

なんて、口頭で相手に説明するわけにはいきませんよね。

 

感覚的に感じ取ってもらうためには、色分けやレイアウトを工夫します。

例えば上の画像だと通常の黒文字以外に、小見出しは青文字・大切なポイントは赤文字・参考文献などの注釈はグレー文字で小さく、と表現しています。

 

資料全体でこの色使いをルール化してしまえば、資料を読み進めるうちに、赤い文字を見ると「ここは重要なポイントなんだ!見落としちゃダメだ」と読み手がパッと見で勝手に意識してくれるようになります。

 

《4》黒以外の色は2つまで、色の多様は避ける。(グレーを除く)

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《3》の画像と同じ内容ですが、色の使い方を変えてみました。

ここでは4色使っています。そう、悪い例です。

これでは一体この資料の何が重要なのか全く分かりません。疲れる・・

 

図形やグラフなどを使う場合はまた別ですが、テキストに色をつける場合、最低2色に抑えるのがおすすめです。

また赤の多用も避け、本当に重要な箇所にだけ赤を使います。

 

そうすることで、資料作りの中で自分の頭の中も整理されますし、読み手へ本当に必要な情報のみをピックアップして印象づけることができます。

後で読み返す時にも、話の流れを思い出しやすいです。

 

《5》色×オブジェクトの組み合わせで表現の幅を増やす

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色2色しか使えないと表現に限りが・・・

という場合はオブジェクトを使いましょう。WordやExcelよりも微妙な位置やサイズの調整は楽にできます。だから好きです、PPT。

ただ文章で並べるよりも、要素のつながりや前後関係なども表現しやすいし、読み手も感覚で認識できるようになります。

 

配置のバランスが難しい!という場合はこのアイコンを上手に使いましょう。

選択したオブジェクトやテキストを綺麗に配置してくれます。

(ホームタブ>配置>配置/整列 ※mac用PPTのメニュー例です)

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《6》環境に依存しないフォントを選ぶ or フォントを埋め込む

環境によって入っているフォントは様々です。

OSの種類や使っているOfficeのバージョンの差はもちろん、自分の端末に個別でダウンロードして入れたフォントを使うと、他の人の環境では代替えフォントが適用されてしまい、微妙なサイズの違いからレイアウトが崩れてしまうことがよくあります。

 

無難なのは、メイリオかPゴシック系(和文の場合)でしょうか。

演出上どうしても標準ではないフォントを使いたい場合、WIndowsのPPTであればファイル自体にフォントを埋め込むこともできます。

保存時のオプションを選択するだけなので、手軽です。(ファイルサイズは大きくなるので注意)

 

さいごに

PPTを作成するときにとても重要なのは、この資料を使うシーンを想定することです。

  • 社内の人に対してなのか、お客様なのか。
  • 印刷して冊子にするのか、プロジェクターに投影するのか。
  • 口頭で説明の機会があるのか、送付するだけなのか。

これに合わせて自分が読み手であることを想像すると、本当に必要な情報とその表現が見えてくるはず!

本当に伝えたいことをぼやけさせてしまう、蛇足にしかならない余計な情報はカット。

口頭で説明できる場であるのならなおさら、書いてある文章を読み上げるような資料作りとプレゼンの方法は避けましょう。

色やオブジェクトの表現以外に、写真やイラスト、動画なんかも含めることができますが、乱用は注意です。

 

是非是非、手戻りのないシンプルで伝わりやすい資料作りを!

わたしも今日のブログで改めて振り返ることができました。

資料作り、精進したいと思います!